Es época de Juntas, de renovaciones de Presidentes, de actas de comunidad que reflejan todos los acuerdos, y de cambios de firmas en las cuentas corrientes que las comunidades de propietarios mantienen en los bancos.
Hasta hace poco tiempo, el procedimiento más generalizado para llevar a cabo la modificación de las firmas que podían disponer de los fondos comunitarios -en las condiciones particulares que cada comunidad tenga establecidas- era un escrito a la entidad financiera en el que se recogían las firmas de los cargos entrantes y salientes, acompañado del acta de la Junta en la que se habían nombrado los nuevos cargos. Era bastante lógico y muy sencillo de utilizar ese documento interno de la comunidad como justificación y prueba de los nombramientos.
Sin embargo, la incorporación de la protección de datos en todos los ámbitos y en el de las comunidades de propietarios en particular, nos obliga a todos a ser muy cuidadosos en el tratamiento de toda clase de información personal y a extremar las precauciones en todos los supuestos de cesión de datos a terceros.
En el caso concreto de facilitar las actas de la comunidad a los bancos, el Colegio de Administradores de Fincas de Almería formuló una consulta a la Agencia Española de Protección de Datos, respondida en el Informe 0303/2009 de su Gabinete Jurídico que no deja ningún lugar a dudas sobre su inadecuación a la vigente Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal:
”Como conclusión, cabe entender que la solicitud del Libro de actas, que contiene datos de carácter personal de los demás propietarios de la finca, incluso de terceras personas, para la finalidad concreta perseguida, es innecesaria ya que la certificación aludida puede cumplir con similar eficacia dicha finalidad y ser idónea, y no supera el juicio de proporcionalidad en sentido estricto, en el sentido de que resulta desequilibrada, por derivarse de ella más desventajas para el interés general o respecto de otros derechos en conflicto, como sería el derecho fundamental a la protección de datos de las personas que se citen en las actas de la Junta, que beneficios”.
Una alternativa clara que acredita los nombramientos y se ajusta a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos, es la certificación por parte del Secretario (o Administrador) de la comunidad del acuerdo en el que se renuevan los cargos y, con ellos, la capacidad de disponer de la cuenta comunitaria:
“Que tales datos pueden ser comunicados mediante la correspondiente certificación expedida por el Secretario-Administrador de dicha Comunidad, de cuya exactitud y veracidad responderán dichos Órganos de gobierno de la Comunidad ante la entidad financiera, sin que corresponda a la entidad financiera fiscalizar la legalidad del funcionamiento de la Comunidad de propietarios”.
Este mismo criterio es de aplicación en los supuestos de apertura de la cuenta para las Comunidades de nueva constitución, o para las que deciden cambiar de entidad financiera, sin aceptar los planteamientos de alguna de éstas que sigue solicitando el libro de actas con la excusa de que han de enviarlo a la Asesoría Jurídica.
En resumen, las actas de la comunidad no pueden facilitarse a nadie ajeno a la misma, aunque en ella se reflejen acuerdos que puedan afectar a terceros. Cuando sea necesario dar cuenta de alguno de los acuerdos, deberá certificarse, tal y como se hace con las deudas de un propietario moroso como paso previo a su reclamación judicial. Con ello evitaremos cuantiosas sanciones de la Agencia de Protección de Datos y posibles demandas de algún propietario que se sienta perjudicado.
Y para facilitar esta tarea, hemos elaborado un Certificado de renovación de cargos que pueden descargar nuestros usuarios, rellenándolo con los datos relativos al acuerdo de su comunidad.
Juan Rodríguez Baeza
Fundador de comunidades.com
