La contabilización de las obras de rehabilitación en comunidades de propietarios puede ser un reto para los Administradores de fincas que quieren ser rigurosos a la hora de llevar la transparencia en la administración de comunidades hasta sus últimas consecuencias.
La vida profesional del Administrador de comunidades es muy rica en diferentes experiencias que dan lugar a la aplicación de habilidades diferentes, utilizando las capacidades adecuadas para encontrar las soluciones idóneas para resolver cada situación o incidencia concreta, poniendo en juego las actitudes, conocimientos y aptitudes del Administrador para encontrar en cada momento el suficiente equilibrio entre la técnica y la sencillez, que permita a nuestros clientes comuneros entender perfectamente el mensaje.
Uno de los problemas que se me ha presentado recientemente en mi actuación profesional como Administrador, es la contabilización de una obra de rehabilitación llevada a cabo en una comunidad de propietarios. Como estoy convencido de que la Contabilidad es básica para la buena administración de las comunidades de propietarios, y de que es imprescindible para la transparencia en la administración de las comunidades, he intentado compaginar las necesidades de información de la comunidad con la aplicación de la técnica contable, para presentar la situación económico-financiera de la misma con la mayor claridad posible.
Esta Comunidad está integrada por propietarios jubilados, profesionales liberales, y otros que están familiarizados con la contabilidad por sus actividades privadas. Al hacernos cargo de ella nos pidieron que cambiáramos el criterio de la anterior administración, que aplicáramos el criterio de devengo y, en la medida de lo posible, el Plan General de Contabilidad a fin de poder documentar con la mayor precisión las posibles necesidades futuras de nuevas derramas.
Nos hicimos cargo de la misma en octubre de 2014, con las obras de rehabilitación en proceso de ejecución y, a esa fecha, la obra sin ejecutar por parte de la constructora asciende a 316.000 € de acuerdo con el presupuesto; y la previsión de honorarios a la dirección facultativa (diferentes Arquitectos) es de 22.800 €.
Utilizando el criterio de devengo, contabilizamos
Gastos comprometidos de Arquitectos y Constructora
22.800 € 6930002 Dotación provisión Dirección Facultativa de rehabilitación
a Provisión para Dirección Facultativa de rehabilitación 1430002 22.800 €
(aunque este apunte debería desglosarse para cada uno de los Arquitectos o Arquitectos Técnicos que intervengan, se ha incluido todo en la misma cuenta para resumirlo)
316.000 € 6930001 Dotación provisión Constructora obra de rehabilitación
a Provisión para Constructora obra de rehabilitación 1430001 316.000 €.
Cuando se vaya pagando la obra en función de las Certificaciones que se vayan presentando, contabilizaremos los gastos correspondientes de obra y honorarios.
Contabilización de Certificaciones
Se certifican 85.000 € de obra, y 7.800 € de honorarios.
Descontamos de los gastos presupuestados
85.000 € 6220001 Gastos obra rehabilitación
a Dotación provisión Constructora obra de rehabilitación 6930001 85.000 €,
y contabilizamos en Acreedores
85.000 € 1430001 Provisión para constructora obra de rehabilitación
a Acreedor Constructora 41000001 85.000 €.
Análogamente con los honorarios
7.800 € 6220002 Gastos Dirección Facultativa de rehabilitación
a Dotación provisión Dirección Facultativa de rehabilitación 6930002 7.800 €,
que también contabilizamos en Acreedores
85.000 € 1430001 Provisión para constructora obra de rehabilitación
a Acreedor Constructora 41000001 85.000 €.
y
7.800 € 1430002 Provisión para Dirección Facultativa de rehabilitación
a Acreedores Arquitectos 4100002 7.800 €;
a continuación contabilizamos ambos pagos
85.000 € 4100001 Acreedor Constructora
a Banco c/c Obra Rehabilitación 5720002 85.000 €,
7.800 € 4100002 Acreedores Arquitectos
a Banco c/c obra de rehabilitación 5720002 7.800 €.
En el momento de hacernos cargo de la Comunidad, tenemos conocimiento de que se han concedido sendas subvenciones por parte del Ayuntamiento y de la Empresa Municipal de la Vivienda, por 98.000 y 100.000 €, respectivamente.
En aplicación del criterio de devengo, habría que contabilizar
Subvenciones concedidas
98.000 € 4780001 Subvención concedida por el Ayuntamiento
a Subvenciones oficiales Ayuntamiento 1300001 98.000 €
100.000 € 4780002 Subvención concedida por la EMV
a Subvenciones oficiales de la EMV 1300002 100.000 €
Cuando se vayan haciendo efectivas parcialmente, realizaremos los asientos siguientes.
Pago parcial de 49.000 € de la subvención del Ayuntamiento
Por la transferencia a la cuenta de la Comunidad:
49.000 € 5720002 Banco c/c obra rehabilitación
a Subvención concedida por el Ayuntamiento 4780001 49.000 €
y por la imputación a los ingresos del ejercicio:
49.000 € 1300001 Subvenciones oficiales Ayuntamiento
a Subvenciones traspasadas al resultado del ejercicio 7750000 49.000 €
(como las subvenciones se conceden a los propietarios y no a la Comunidad, el asiento anterior incluirá en el haber en lugar de la cuenta general 77500000, las cuentas individuales de ingresos correspondientes a cada propietario, por los importes individuales concedidos).
Toda la contabilización se ha hecho en subcuentas de 7 dígitos. En alguna comunidad podrían utilizarse subcuentas de menos dígitos, pero en general será suficiente con 7 dígitos que permiten los desgloses necesarios para considerar cada uno de los proveedores (útil para la elaboración del modelo 347 con los datos aportados por la contabilidad), los diferentes capítulos de gastos con sus partidas y subpartidas, así como las diferentes cuentas asociadas a los propietarios (cuotas ordinarias y extraordinarias, recibos emitidos e impagados, ingresos por consumos, subvenciones individualizadas necesarios para los certificados personales y modelo 184, etc.).
Miguel Fernández Gallego
Administrador de Fincas
Director de ADMINFERGAL
